Rekisteriseloste
Rekisteriseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen GDPR , The General Data Protection Regulation, joka säätää EU:n kansalaisten oikeuksista tietosuojaan sekä omien henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.
Rekisterinpitäjä
4Help Oy
Kuokkamiehentie 9
65300 Vaasa
info@4help.app
Rekisterin nimi
4Helpin asiakasrekisteri
Rekisterin pitämisen peruste
Asiakasrekisteriä ja sen sisältämiä henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen
hoitamiseksi. Asiakkaita ovat kaikki, joilla on käyttäjätili 4Helpiin. Näistä
tilinomistajista käytetään jatkossa nimitystä asiakas.
Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin
käyttötarkoituksiin
- Sisäinen statistiikka
- Asiakaspalvelun toteuttaminen ja kehittäminen, kuten palvelujen parantaminen
- Sähköinen jäsenviestintä kuten viikkokirjeen lähettäminen kerran viikossa
- Palvelun toiminnan vaatima tietojen käyttö (esimerkiksi asiakkaan tunnistaminen)
Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja
- Asiakkaan antamat perustiedot kuten nimi ja syntymäaika, yhteystiedot sisältäen, mutta ei rajoittuen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron
- Rekisteröitymistiedot kuten käyttäjätunnus ja salasana taikka muu mahdollinen yksilöivä tunnus. Salasana tallennetaan nykyaikaisia turvallisia salaustekniikoita käyttäen, eikä sen selvittäminen ole siitä muodosta, johon se on tietokantaan tallennettu, tämänhetkisen yleisen ymmärryksen mukaan mahdollista.
- Asiakkaan (profiili)kuva
- Osoitetiedot
- Tiedot asikaskyselyistä, - palautteista ja muista yhteydenotoista
- Tiedot tilauksista ja ostetuista tuotteista
- Tilastotiedot palvelun käyttämisestä
- Muut asiakkaan palvelun käyttämiseen liittyvät välttämättömät tiedot, kuten se mihin ryhmiin asiakas kuuluu
4Help toimii myös tietovarastona 4h-yhdistysten tietojen hallintaan. 4h-yhdistyksellä, joka ylläpitää näitä tietoja tulee olla oma jäsenrekisterin tietosuojaseloste ja 4h-yhdistysten ylläpitäjien tulee huolehtia, että 4h-yhdistysten jäsenet ovat tämän hyväksyneet. 4Help Oy:n työntekijät voivat käyttää 4h-yhdistysten jäsenrekisterin tietoja vain tässä tietosuojaselosteessa mainituilla tavoilla. Näistäkin työntekijöistä tietoja voivat käyttää vain ne, jotka ovat tehneet 4Help Oy:n kanssa sopimuksen tietojen luottamuksellisesta käsittelystä.
Jäsenrekisterin tietolähteet
Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään suoraan 4Help
järjestelmään hänen syöttämänään. Näitä voidaan saada kuitenkin myös
sähköpostitse, mobiilisovelluksen kautta, puhelimitse, 4h-yhdistysten ylläpitäjän syöttämänä tai
jollakin muulla vastaavalla tavalla tai seurojen, liittojen tai muiden
vastaavien jäsenrekisterikäsittelijöiden syöttäminä. Kaikkia henkilötietoja
käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön
mukaisesti.
Tietojen luovuttaminen
Voimme luovuttaa asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli asiakas on
antanut siihen suostumuksensa. Tämän tietosuojalausekkeen hyväksyminen ei anna
suostumusta tietojen luovuttamiseen. Erillisen suostumuksen lisäksi
suostumukseksi tulkitaan se, jos asiakas kirjautuu kumppanisovelluksen kautta 4Helpin
tietokantajärjestelmää hyödyntävään sovellukseen. Tällaista kirjautumista ei
voi tapahtua vahingossa, koska kirjautuminen tapahtuu 4Helpin tunnuksia
käyttäen 4Helpin kirjautumislomakkeen kautta, joka voi kuitenkin olla
ulkoasultaan tyylitelty kumppanisovelluksen mukaiseksi. Kirjautumistietoja ei
välitetä kumppanisovelluksille. Tällaisia sovelluksia ovat mm. seurojen omat
mobiilisovellukset, joihin ollaan integroitu 4Helpin kalenteri.
Kuitenkin, voimme luovuttaa tietoja tieteellista tai tilastollista tutkimusta varten ilman erillistä lupaa sillä edellytyksellä, että tiedon kohde ei ole tunnistettavissa luovutetuista tiedoista.
Luovutamme asiakkaan nimen, kuvan (mikäli se on tallennettu) ja seuraavat yhteystiedot (mikäli ne ovat tallennettu) puhelinnumeron, sähköpostiosoitteet ja lähiosoitteet niiden 4h-yhdistysten ylläpitäjille, joihin asiakas on itse liittynyt tai joihin asiakas on liitetty jonkun 4h-yhdistysten ylläpitäjän toimesta, johon asiakas jo kuuluu. Lisäksi asiakas voi päättää luovutetaanko nämä tiedot kaikille 4h-yhdistysten jäsenille vai ei, joihin hän kuuluu. Tämän päätöksen voi tehdä ryhmäkohtaisesti omissa ryhmään liittyvissä tiedoissa. Jos ryhmä vie asiakkaan tietoja ulkopuolisiin sovelluksiin 4Helpistä (esimerkiksi sähköpostiosoitteita ulkoiseen postituspalveluun), täytyy 4h-yhdistysten omassa tietosuojaselosteessa olla maininta tästä.
Tietojen suojaaminen
4Help tekee parhaansa suojatakseen asiakkaan yksityisyyttä ja huolehtiakseen
tietoturvasta. Käytämme sopivia fyysisiä ja tietoteknisiä keinoja pitääksemme
keräämämme tiedon turvassa. Emme käytä evästeitä, mutta jotkin
yhteistyökumppanimme voivat asettaa evästeitä asiakkaan laitteelle asiakkaan
vieraillessa palvelussamme. Näissä evästeissä ei kuitenkaan välitetä
informaatiota, jonka asiakas on tallentanut 4Helpiin. Palvelumme voi myös
sisältää linkkejä muihin sivustoihin, mutta 4Help ei vastaa näiden ulkopuolisten
sivustojen sisällöstä tai tietosuojakäytännöistä. Tätä tietosuojaselostetta
sovelletaan myös mobiilisovelluksiimme, mutta niihin sovelletaan lisäksi myös
kyseisten palvelutarjoajien ehtoja.
Tietojen tarkistaminen ja poistaminen
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja 4Helpiin on
tallennettu, ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tämä tulee tehdä
joko palvelun kautta suoraan tai pyytämällä tätä sähköpostiosoitteesta info@4help.app.
Asiakas voi itse päättää, haluaako hän vastaanottaa jäsenviestintää. Asikas voi
erota palvelusta poistaakseen kaikki sinne tallennetut tietonsa.
Tietosuojaselosteen muutokset
Kehitämme palveluamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä
tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten suosittelemme, että
asiakas tutustuu tietosuojaselosteen sisältöön aina silloin tällöin. Tiedotamme
myös tietosuojaselosteemme muutoksista jäsenviestinnämme kautta.