Tietoa 4Help-palvelusta

Rekisteriseloste

Rekisteriseloste

Rekisteriseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen GDPR , The General Data Protection Regulation, joka säätää EU:n kansalaisten oikeuksista tietosuojaan sekä omien henkilötietojen luottamukselliseen käsittelyyn.


Rekisterinpitäjä
4Help Oy
Kuokkamiehentie 9
65300 Vaasa
info@4help.app


Rekisterin nimi
4Helpin asiakasrekisteri


Rekisterin pitämisen peruste
Asiakasrekisteriä ja sen sisältämiä henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hoitamiseksi. Asiakkaita ovat kaikki, joilla on käyttäjätili 4Helpiin. Näistä tilinomistajista käytetään jatkossa nimitystä asiakas.

 

Rekisterin käyttötarkoitus
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin käyttötarkoituksiin

  • Sisäinen statistiikka
  • Asiakaspalvelun toteuttaminen ja kehittäminen, kuten palvelujen parantaminen
  • Sähköinen jäsenviestintä kuten viikkokirjeen lähettäminen kerran viikossa
  • Palvelun toiminnan vaatima tietojen käyttö (esimerkiksi asiakkaan tunnistaminen)


Rekisterin tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja

  • Asiakkaan antamat perustiedot kuten nimi ja syntymäaika, yhteystiedot sisältäen, mutta ei rajoittuen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron
  • Rekisteröitymistiedot kuten käyttäjätunnus ja salasana taikka muu mahdollinen yksilöivä tunnus. Salasana tallennetaan nykyaikaisia turvallisia salaustekniikoita käyttäen, eikä sen selvittäminen ole siitä muodosta, johon se on tietokantaan tallennettu, tämänhetkisen yleisen ymmärryksen mukaan mahdollista.
  • Asiakkaan (profiili)kuva
  • Osoitetiedot
  • Tiedot asikaskyselyistä, - palautteista ja muista yhteydenotoista
  • Tiedot tilauksista ja ostetuista tuotteista
  • Tilastotiedot palvelun käyttämisestä
  • Muut asiakkaan palvelun käyttämiseen liittyvät välttämättömät tiedot, kuten se mihin ryhmiin asiakas kuuluu

4Help toimii myös tietovarastona 4h-yhdistysten tietojen hallintaan. 4h-yhdistyksellä, joka ylläpitää näitä tietoja tulee olla oma jäsenrekisterin tietosuojaseloste ja 4h-yhdistysten ylläpitäjien tulee huolehtia, että 4h-yhdistysten jäsenet ovat tämän hyväksyneet. 4Help Oy:n työntekijät voivat käyttää 4h-yhdistysten jäsenrekisterin tietoja vain tässä tietosuojaselosteessa mainituilla tavoilla. Näistäkin työntekijöistä tietoja voivat käyttää vain ne, jotka ovat tehneet 4Help Oy:n kanssa sopimuksen tietojen luottamuksellisesta käsittelystä.

 

Jäsenrekisterin tietolähteet
Henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään suoraan 4Help järjestelmään hänen syöttämänään. Näitä voidaan saada kuitenkin myös sähköpostitse, mobiilisovelluksen kautta, puhelimitse, 4h-yhdistysten ylläpitäjän syöttämänä tai jollakin muulla vastaavalla tavalla tai seurojen, liittojen tai muiden vastaavien jäsenrekisterikäsittelijöiden syöttäminä. Kaikkia henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

Tietojen luovuttaminen
Voimme luovuttaa asiakkaan tietoja kolmansille osapuolille, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksensa. Tämän tietosuojalausekkeen hyväksyminen ei anna suostumusta tietojen luovuttamiseen. Erillisen suostumuksen lisäksi suostumukseksi tulkitaan se, jos asiakas kirjautuu kumppanisovelluksen kautta 4Helpin tietokantajärjestelmää hyödyntävään sovellukseen. Tällaista kirjautumista ei voi tapahtua vahingossa, koska kirjautuminen tapahtuu 4Helpin tunnuksia käyttäen 4Helpin kirjautumislomakkeen kautta, joka voi kuitenkin olla ulkoasultaan tyylitelty kumppanisovelluksen mukaiseksi. Kirjautumistietoja ei välitetä kumppanisovelluksille. Tällaisia sovelluksia ovat mm. seurojen omat mobiilisovellukset, joihin ollaan integroitu 4Helpin kalenteri.

Kuitenkin, voimme luovuttaa tietoja tieteellista tai tilastollista tutkimusta varten ilman erillistä lupaa sillä edellytyksellä, että tiedon kohde ei ole tunnistettavissa luovutetuista tiedoista.

Luovutamme asiakkaan nimen, kuvan (mikäli se on tallennettu) ja seuraavat yhteystiedot (mikäli ne ovat tallennettu) puhelinnumeron, sähköpostiosoitteet ja lähiosoitteet niiden  4h-yhdistysten ylläpitäjille, joihin asiakas on itse liittynyt tai joihin asiakas on liitetty jonkun  4h-yhdistysten ylläpitäjän toimesta, johon asiakas jo kuuluu. Lisäksi asiakas voi päättää luovutetaanko nämä tiedot kaikille  4h-yhdistysten jäsenille vai ei, joihin hän kuuluu. Tämän päätöksen voi tehdä ryhmäkohtaisesti omissa ryhmään liittyvissä tiedoissa. Jos ryhmä vie asiakkaan tietoja ulkopuolisiin sovelluksiin 4Helpistä (esimerkiksi sähköpostiosoitteita ulkoiseen postituspalveluun), täytyy  4h-yhdistysten omassa tietosuojaselosteessa olla maininta tästä.

 

Tietojen suojaaminen
4Help tekee parhaansa suojatakseen asiakkaan yksityisyyttä ja huolehtiakseen tietoturvasta. Käytämme sopivia fyysisiä ja tietoteknisiä keinoja pitääksemme keräämämme tiedon turvassa. Emme käytä evästeitä, mutta jotkin yhteistyökumppanimme voivat asettaa evästeitä asiakkaan laitteelle asiakkaan vieraillessa palvelussamme. Näissä evästeissä ei kuitenkaan välitetä informaatiota, jonka asiakas on tallentanut 4Helpiin. Palvelumme voi myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin, mutta 4Help ei vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen sisällöstä tai tietosuojakäytännöistä. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös mobiilisovelluksiimme, mutta niihin sovelletaan lisäksi myös kyseisten palvelutarjoajien ehtoja.

 

Tietojen tarkistaminen ja poistaminen
Asiakkaalla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja 4Helpiin on tallennettu, ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Tämä tulee tehdä joko palvelun kautta suoraan tai pyytämällä tätä sähköpostiosoitteesta info@4help.app. Asiakas voi itse päättää, haluaako hän vastaanottaa jäsenviestintää. Asikas voi erota palvelusta poistaakseen kaikki sinne tallennetut tietonsa.

 

Tietosuojaselosteen muutokset
Kehitämme palveluamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Myös lainsäädäntö voi muuttua, joten suosittelemme, että asiakas tutustuu tietosuojaselosteen sisältöön aina silloin tällöin. Tiedotamme myös tietosuojaselosteemme muutoksista jäsenviestinnämme kautta.